RAPORT de monitorizare a implementării Planului de Integritate al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (semestru I/2015)

RAPORT

de monitorizare a implementării Planului de Integritate

al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene

(semestru I/2015)

În conformitate cu prevederilor pct. 28¹ din Metodologia de evaluare a riscurilor de corupţie în instituţiile publice aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 906 din 28.07.2008, instituţiile publice suspuse evaluării raportează semestrial CNA despre implementarea planului de integritate.

Planul de Integritate al MAEIE a fost aprobat prin ordinul nr. 794-b-91 din 29.08.2014, urmare autoevaluării riscurilor instituţionale de corupţie în cadrul MAEIE. Acesta cuprinde măsuri stabilite pentru domeniile identificate ca vulnerabile la riscurile de corupţie şi măsurile necesar a fi realizate în scopul reducerii sau controlului riscurilor de corupţie. Planul de integritate a MAEIE a fost plasat pe pagina web a ministerului la rubrica „Transparenţa decizională. Planul de Integritate.”

Prin scrisoarea nr. 8614 din 29.06.2015, MAEIE a prezentat raportul privind implementarea acţiunilor din Planul de Integritate pentru perioada trimestrul IV şi semestrul I al an. 2015, menţionând nivelul practic de implementare sau realizare a acţiunilor, conform indicatorilor stabiliţi în Planul de integritate.

Astfel, luând în considerare termenii indicaţi pentru realizarea măsurilor din Planul de Integritate, sunt indicate măsuri realizate în termen, masuri a căror realizare nu este necesară, măsuri de executare permanentă.

LA momentul actual Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene are realizate în mare parte şi în curs de realizare majoritatea acţiunilor stabilite în Planul de Integritate.

În raportarea prezentată practic nu au fost menţionate date statistice privind numărul instruirilor la tematici diverse, numărul persoanelor instruite pe grupuri ţină, etc., fapt confirmat statistic doar cu referire la instruirile oferite de CNA şi CNPDCP. 

De menţionat faptul că activităţile de formare sunt compuse din cele interne (minister, subdiviziune, autoinstruirile) şi externe (AAP, alte autorităţi).

Acţiunile în curs de realizare sunt din categoria celor de executare permanentă.

Totodată, prezenţa şi aplicabilitatea mecanismelor menţionate în raport şi a altor mecanisme de fortificare a integrităţii instituţionale, este verificată şi în procesul de evaluare a riscurilor de corupţie în oficiile consulare, desfăşurate actualmente. Astfel, cu titlu de Bune practici, merită a fi menţionat procesul de comunicare internă, facilitată de sistemele IT, având implementat un Sistem informaţional Integrat, care are ca obiectiv crearea unui mediu eficient de colaborare informaţională.

            Cu referinţă la fiecare domeniu indicat în Planul de integritate, putem menţiona următoarele măsuri raportate după cum urmează:

I. Prezenţa reglementărilor.

1. Elaborarea unor prevederi cu referire la „testele pentru concursul de angajare”, grilei de evaluare;  

2. Elaborarea unui angajament ce va fi semnat de persoana ce elaborează testul, de a nu divulga informaţia.

Aceste norme prevederi urmau a fi stabilite în Regulamentul privind activitatea comisiei de concurs, nu au fost realizate, menţionându-se existenţa prevederilor Anexei nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 201 din 11 martie 2003 privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr. 158 din 04 iulie 2008 privind funcţia publică şi statutul funcţionarului public.  

N.B.Normele menţionate la pct. 1 şi 2 trebuiau sa se refere la măsuri/proceduri de asigurarea a confidenţialităţii testelor şi la responsabilitatea autorului testelor şi incluse în Regulamentul privind activitatea comisiei de concurs.

3. Regulamentul MAEIE  privind declararea influenţelor necorespunzătoare a fost elaborat si aprobat prin ordinul Ministrului nr. 992-b-124 din 20.10.2014.

4. Elaborarea unui Regulament  cu privire la efectuarea inspecţiilor consulare.

            În raport, Ministerul menţionează că elaborarea unui asemenea Regulament este inoportună din următoarele considerente: inspecţiile consulare au un caracter temporar, iar scopul acestora este verificarea legalităţii acţiunilor funcţionarilor consulari, în conformitate cu legislaţia în vigoare şi regulamentele de activitate deja existente. Prognozarea efectuării unor inspecţii consulare se prezintă a fi dificilă, fiind condiţionate în mare parte de resursele financiare ale Ministerului. Totodată,  necesitatea  efectuării inspecţiilor consulare poate apărea spontan, în dependenţă de anumite situaţii de fapt, iar în faţa inspectorului consular sunt trasate sarcini concrete, adaptate specificului de activitate al fiecărei misiuni.

            N.B. Necesitatea unui astfel de Regulament a fost pusă în discuţie şi cu grupurile de lucru de la consulatele supuse evaluării, fiind discutat scopul şi procedura de efectuare a inspecţiilor consulare, constatându-se inoportunitatea unui astfel de Regulament.

II. Familiarizarea cu reglementările.

1. Menţionarea obligaţiei de depunere a Declaraţiilor (venituri şi proprietăţi, interese, conflicte de interese) în contracte de muncă, regulamente interne, ordin de angajare, eliberare, transfer în altă funcţie, etc.

              Angajaţii Ministerului sunt înştiinţaţi despre obligaţia de a depune anual declaraţia de venit şi proprietate şi cea de interese personale prin intermediul unei circulare, întocmite de persoana responsabilă de colectarea acestora, cu explicaţiile de rigoare.

              Angajaţi care au încălcat normele de declarare sau termeni nu sunt.

              În cazul angajării, modificării sau încetării raporturilor de serviciu, actul administrativ conţine un punct ce indica termenul de depunere a declaraţiilor menţionate. Registru de evidenţă a declaraţiilor conflictelor de interese instituit în toate subdiviziunile. (verificate la consulatele de la Milano, Padova, Istambul şi aparat central al ministerului.)

2. Informarea şi evidenţa continuu a angajaţilor privind testarea integrităţii profesionale.

              Angajaţii Ministerului au fost informaţi contra semnăturii referitor la informarea de către MAEIE despre posibilitatea de a fi supuşi testului de integritate profesională. Executarea a finalizat înainte de termen, în luna mai 2014.

N.B.  În raportare nu este menţionat dacă procedura informării şi semnării avizului s-a păstrat pentru noii angajaţi.

III. Aplicarea reglementărilor.

1. Aplicarea mecanismului de salarizare în baza performanţelor profesionale, dar nu celui minim.

Numărul de angajaţi – funcţionari publici, salarizaţi cu treaptă nouă de salarizare, în perioada 2014-2015 constituie 225 de angajaţi sau 64% la sută din totalul de angajaţi ai instituţiilor serviciului diplomatic al RM. Promovările în treaptă s-au efectuat în conformitate cu cadrul legal şi instrucțiunile Ministerului Finanţelor.

              În pofida celor menţionate, mărimea salariilor nu asigură un minim necesar de trai în condiţiile creşterii permanente a costurilor pentru bunuri şi servicii, fiind aplicate diferite stimulente (studii, deplasări în misiune)  pentru a asigura menţinerea cadrelor calificate în cadrul aparatului central al MAEIE. Începînd cu anul 2016 se prevede acordarea premiului anual pentru funcţionarii publici în dependenţă de rezultatele obţinute la realizarea obiectivelor instituţionale. 

IV. Reglementări specifice pentru administrarea informaţiei confidenţiale.  

1. Includerea în Planurile de pregătire profesională a temelor privind accesul la informaţi, procedurile de asigurare a informaţiilor confidenţiale şi a altor informaţii cu regim special.

La  30 ianuarie 2015 a fost aprobat Regulamentul  de funcţionare a Subdiviziunii de protecţie în misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale RM din străinătate. Reieşind din prevederile normative, MDOC, in termeni rezonabili, au comunicat despre constituirea Subdiviziunii de protecție a misiunii.

N.B.Propriu-zis, tematicile respective nu au fost raportate ca incluse în Planurile de instruire.

2. Instruirea angajaţilor privind procedurile de asigurare  a accesului la informaţie, procedurilor a informaţiilor confidenţiale şi a altor informaţii cu regim special.

Prin Ordinul nr. 468 –b-63 din 25-03.2014 a fost aprobat Regulamentul cu privire la asigurarea regimului secret în cadrul serviciului diplomatic al RM, aprobat în baza Legii cu privire la secretul de stat, nr. 245-XVI din 27.11.2008, Legii cu privire la serviciul diplomatic, nr.761 din 27.12.2001 şi Regulamentului privind asigurarea regimului secret în cadrul autorităţilor publice şi altor persoane juridice (Hotărârea Guv. RM nr. 630 din 22.08.2011). 

13 mai 2015 a fost emis Ordinul MAEIE, nr. 489-b-65 cu referire la aprobarea Politicii de securitate privind protecția datelor cu caracter personal, gestionate de către instituțiile serviciului diplomatic (acesta conţine  regulamentele de prelucrare a datelor cu caracter personal în  Sistemul de evidenţă contabilă,  Sistemul de evidenţă personal, precum şi regulamentul privind supravegherea video).

În baza acestui Ordin, MAEIE  a fost înregistrat ca operator de date cu caracter personal la ghişeul unic al CNPDCP.

            La 18 iunie 2015 un reprezentant al  CNPDCP a efectuat primul instructaj al colaboratorilor Direcţiei Generale Afaceri Consulare în materia implementării corecte a prevederilor legislaţiei în domeniu asigurării securităţii datelor cu caracter personal, la prelucrarea acestora în cadrul sistemelor informaţionale de date cu caracter personal, în special prin prisma actelor interne ale MAEIE.

Alte 2 instructaje vor fi desfăşurate ulterior, cu şefii subdiviziunilor din cadrul MAEIE.

3. Distribuirea regulamentelor referitoare la manipularea informaţiei (elaborare, modificare, distribuire, dublare, administrare, păstrare, etc.).

Actele normative sunt distribuite prin circulară tuturor subdiviziunilor pentru a face cunoştinţă.

N.B.Acţiunile realizate parţial şi în curs de realizare continuu.  

V. Reglementări specifice achiziţiei de bunuri şi servicii

1. Instruirea personalului implicat în achiziţii publice privind conflictul de interese în domeniu; efectuarea misiunilor de audit în achiziţii publice.

Toţi angajaţii implicaţi în procesul achiziţiilor publice sunt informaţi referitor la obligaţia de a  declara despre conflictele de interese apărute la achiziţia publică, mecanismul de declarare al acestora şi consecinţele nerespectării cerinţelor privind declararea.Membrii grupului de lucru semnează obligatoriu declarația de confïdenţialitate şi imparţialitate. Toate concursurile se publică pe site-ul MAEIE şi în reţeaua SRSAP, inclusiv în buletinul AAP.

O misiune de audit a procesului de achiziţii publice s-a efectuat în 2014.

N.B. Acţiune realizată şi în realizare permanentă.

VI. Reglementări specifice utilizării bunurilor şi serviciilor în scopuri personale.Angajaţii MAEIE cunosc care sunt exigenţele privind inadmisibilitatea utilizării în scopuri personale a  bunurilor puse la dispoziţie pentru exercitarea atribuţiilor de serviciu, fiind organizate diverse instruiri. Totodată Direcţia Management şi Logistică promovează aplicarea controalelor cu resurse minime pentru a asigura protecţia bunurilor şi resurselor.

În cadrul Ministerului este în vigoare Regimul de Securitate privind Resursele Informaţionale şi de Comunicaţii ale MAEIE. Concomitent, serviciul TI asigură securizarea accesului virtual la echipamentul TI şi informaţia stocată pe servere. 

Sunt restricţionate la nivel de echipament apelurile telefonice interurbane şi internaţionale ale angajaţilor Aparatului Central al MAEIE.

În cadrul MAEIE a fost implementat un sistem de comunicare securizată cu misiunile diplomatice şi oficiile consulare de peste hotare bazat pe IP telefonie pe platforma Microsoft Lync.

N.B.Acţiune realizaă. Totodată urmează a fi verificată aplicabilitatea practică în cadrul evaluării riscurilor instituţionale în cadrul Oficiilor Consulare.

VII Selectarea şi angajarea personalului, promovarea în funcţie

1. Selectarea şi angajarea, promovarea  personalului prin aplicarea consecventă a procedurilor stabilite.

            Acţiunea se execută permanent, conform procedurilor stabilite de legislaţia în vigoare.

2. Informarea candidaţilor despre cerinţele, restricţiile şi procedurile de verificare a integrităţii profesionale.

Nu s-a raportat.

3. Stabilirea criteriilor de angajare din surse interne.

Nu s-a raportat.

4. Excluderea situaţiilor de conflict de interese, excluderea influenţelor necorespunzătoare asupra membrilor comisiei de concurs.

Se respectă în permanenţă. Registre instituite pentru declararea conflictelor de interese şi a influenţelor necorespunzătoare.

5. Supravegherea procesului de elaborare a variantelor de teste scrise, grilelor de apreciere, listei întrebărilor pentru interviu; (asigurarea prin angajament semnat a regimului de confidenţialitate a testelor la angajare - permanentă)

Nu s-a raportat.

6. Supravegherea respectării procedurii de organizare  şi desfăşurare a concursului; Supravegherea respectării procedurii de codificare  şi decodificare a lucrărilor candidaţilor la concurs.

            În cadrul procesului de elaborare a variantelor de teste scrise, grilelor de apreciere, listei întrebărilor pentru interviu, de codificare a lucrărilor candidaţilor de concurs, se duce o supraveghere permanentă.

N.B.Acţiunile executate parţial.

VIII Instruirea personalului.

1. Tematica sensibilizării şi instruirii angajaţilor cu privire la subiectele de integritate se află permanent în vizorul conducerii Ministerului şi a funcţionarilor responsabili pentru domeniul în cauză. În acest sens a fost elaborat Planul de dezvoltare profesională a colaboratorilor serviciului diplomatic pentru anul 2015. În Plan au fost  incluse şi tematici cu referire la integritatea profesională şi instituţională.

2. Pe parcursul anului vor fi organizate instruiri interne cu implicarea specialiştilor şi va fi asigurată  participarea la instruiri în afara instituţiei cu participarea colaboratorilor selectaţi pe categorii (manageri şi executori).

N.B. Acţiuni executate şi în curs de executare continuu, deoarece procesul de instruire este unul continuu.

IX. Fişe de post.

1. Actualizarea, aprobarea şi informarea angajaţilor cu Fişele de post.

- Au fost elaborate fişele de post pentru toate funcţiile, conform statului de personal al MAE IE, în număr de 364 fişe de post (aparatul central şi misiuni diplomatice).

- La angajare, transfer, promovare, detaşare prin transfer în/din MD/AC toţi colaboratorii serviciului diplomatic sunt informaţi cu conţinutul şi  menţiunile fişei de post, contra semnătură.

3. Fişele de post sunt actualizate periodic şi/sau la necesitate, modificările sunt aduse la cunoştinţa angajaţilor fără întârziere.

N.B. Acţiunile au fost executate.

X. Cumul intern şi extern de funcţii.

1. Instruirea angajaţilor privind declararea intereselor personale şi a conflictelor de interese, restricţiilor şi incompatibilităţilor, mecanismul de declarare a acestora. Consecinţele nerespectării cerinţelor privind regimul de declararea şi respectarea a restricţiilor şi incompatibilităţilor.

MAEIE a adresat o solicitare către CNA  privind oferirea unei sesiuni de instruire. Sesiunea a fost realizată.

N.B.Acţiunile au fost realizate şi în curs de realizare.

XI. Prezenţa unei zone cenuşii

1. Lichidarea zonei cenuşii prin revizuirea fişelor de post.

Fişele de post elaborate conţin enumerarea exhaustivă a atribuţiilor şi responsabilităţilor angajaţilor şi nu admit tratarea echivocă a acestora.

2. Organizarea şi desfăşurarea instruirilor profesionale a angajaţilor.  

Şefii subdiviziunilor cunosc despre obligaţiile sale privind modul corect de administrare a subdiviziunii şi-şi exercită atribuţiile sale în corespundere cu acestea.

3. Instruirea şefilor de subdiviziuni privind managementul subdiviziunii.

            Participarea la cursuri de instruire destinate managerilor, organizate în cadrul AAP.

4. Sporirea controlului managerial.

În subdiviziuni este stabilit un control managerial adecvat.

5. Fortificarea (introducerea) institutului mentorului pentru noii angajaţi.

Conform normelor legale existente, noii angajaţi sunt admişi în serviciu pe o perioadă de probă cu desemnarea pentru fiecare a cîte un funcţionar cu stagiu îndelungat în calitate de mentor.

N.B.Acţiuni realizate şi în curs de realizare continuu.

XII. Consultare şi răspundere

Obiectivele consultărilor comune şi răspunderii individuale, suplimentar administrării curente, se realizează prin urmărirea efectelor măsurilor implementate, inclusiv a indicatorilor şi a probelor preconizate.

Astfel, în acest scop, se practică auditul periodic destinat verificării eficienţii controlului intern aplicat. Totodată, pentru orice deficienţă de integritate depistată urmează să se declanşeze un mecanism adecvat şi bine pus la punct de identificare a circumstanţelor acestuia, de diseminare a informaţiei despre caz la toate nivelele manageriale şi de eradicare a cauzelor lui.

La fel, reiterarea sistematică a cerinţelor privind integritatea profesională şi  a responsabilităţii personale privind nerespectarea acestora este considerat un element important în sistemul de educaţie a capacităţii de integritate între angajaţi.

N.B.Acţiuni realizate şi în curs de realizare.

XIII. Atenţia faţă de integritate

1. Planificarea instruirilor separate, manageri şi executori privind aspecte de integritate; instruirea şefilor privind managementul subdiviziunii, comunicarea internă, externă;

2. Accentuarea în  cadrul şedinţelor, volantelor a importanţei valorificării integrităţii instituţionale şi profesionale, a exemplului managerilor operaţionali.

Funcţionarul public angajat în serviciul diplomatic trebuie să demonstreze  o conduită etică bazată pe integritate, transparenţă şi competenţă.

N.B. Acţiuni realizate şi în realizare.

XIV. Răspundere şi supraveghere.   

1. Descrierea proceselor operaţionale.

            Acţiune realizată parţial.

2. Intensificarea supravegherii manageriale.

În cazul direcţiilor de profil din cadrul Aparatului Central al MAEIE şi ale misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare în străinătate, executarea sarcinilor este subordonată unei proceduri unificate ce cuprinde distribuirea, recepţionarea, perfectarea, avizarea/redactarea, aprobarea şi remiterea. Supravegherea managerială se află în responsabilitatea conducătorilor nemijlociţi pe scara ierarhică în conformitate cu nivelul de raportare atribuit sarcinii. Suplimentar, Direcţia documentare, probleme speciale şi arhiva diplomatică de stat asigură controlul termenelor de executare.

N.B.Acţiune realizată şi în curs de realizare continuu.

XV. Angajaţi periculoşi.   

1. Instruirea angajaţilor privind subiectul Integrităţii profesionale şi instituţionale.

2. Instruirea angajaţilor privind responsabilitatea şi consecinţele ce survin urmare nerespectării cerinţelor de integritate profesională şi importanţa fortificării Integrităţii instituţionale.

În contextul sporirii vigilenţei şi sensibilizării cu referire la integritatea profesională şi instituţională prin acordarea unei atenţii specifice la cerinţa de integritate, Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene a organizat o sesiune de instruire a colaboratorilor Ministerului, cu participarea formatorilor din cadrul Centrului Naţional Anticorupţie. În cadrul acestei sesiuni au fost instruiţi 39 colaboratori. (din peste 300 angajaţi ai MAEIE)

N.B. Acţiune realizată parţial.

XVI. Cadouri şi venit adiţional.

2. Menţinerea exemplului personal al managerilor la subiectul menţionat.

            În conformitate cu Hotărîrea Guvernului nr.134 din 22.02.2013 privind stabilirea valorii admise a cadourilor simbolice, a celor oferite din politeţe sau cu prilejul anumitor acţiuni de protocol şi aprobarea Regulamentului cu privire la evidenţa, evaluarea, păstrarea, utilizarea şi răscumpărarea cadourilor simbolice, a celor oferite din politeţe sau cu prilejul anumitor acţiuni de protocol, în Aparatul Central al MAEIE şi în  toate misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale RM peste hotare a fost constituită  o comisie de evaluare şi evidenţă a cadourilor, întocmit Registrul de evidenţă a cadourilor şi numită persoana responsabilă de ţinerea Registrului de evidenţă a cadourilor.

Considerînd pt. 24 si 26 din Regulamentul respectiv, in cazul în care se intenționează gestionarea registrului în format electronic, e nevoie de soft/program special de monitorizare/jurnalizare a înregistrărilor şi de aplicare a semnăturii electronice. Astfel, se poate recomanda elaborarea centralizata a softului respectiv  la comanda CNA pentru implementarea acestuia în autoritățile publice.

N.B.Acţiune realizată sau raportată parţial, nefăcînd referire la numărul de instruiri (interne, externe) şi numărul de persoane instruite.

XVII. Loialitate

 1. Sensibilizarea angajaţilor privind instituţia avertizorului de integritate.

2. Instruirea angajaţilor privind avertizarea de integritate, importanţa şi utilitatea acesteia.

3. Asigurarea mecanismului de protecţie a avertizorilor.

4. Informarea managerilor privind obligaţiile lor în cazul avertizărilor de integritate (Managerii au obligaţia să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se impun)

5. Instruirea managerilor privind protecţia şi tratamentul nediscriminatoriu faţa de avertizorii de integritate.

Prin circulara MAEIE din martie 2014, angajaţii Ministerului au fost informaţi despre scopul şi sarcinile instituţiei avertizorului de integritate, constituite în temeiul Hotărîrii Guvernului nr.707 din 09.09.2013 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind avertizorii de integritate. În misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale RM peste hotare a fost întocmit Registrul de evidenţă a avertizărilor despre posibilele ilegalităţi comise in cadrul autorităţii publice.

N.B.Acţiune realizată parţial, nespecificat numărul de instruiri şi persoane instruite (informate) la subiectul dat. Prezenţa Registrului avertizărilor de integritate este asigurată.

XVIII. Comunicarea internă.

1. Perfecţionarea continuă a metodelor şi procedurilor de comunicare internă şi externă.

2. Perfecţionarea continuă a metodelor şi procedurilor de comunicare internă.

3.Perfecţionarea mecanismelor de fortificare a integrităţii.

4. Menţinerea exemplului personal al managerilor.

5. Promovarea imaginii autorităţii prin diverse metode în societate.

6 . Instruirea şefilor şi a angajaţilor privind eficientizarea managementului în comunicare şi activitate de echipă.

7. Evaluarea şi optimizarea proceselor de lucru interdepartamentale.

3. MAEIE asigură accesul la informaţie prin actualizarea permanentă a paginii web, atât pagina oficială a ministerului cât şi paginile web ale misiunilor diplomatice, comunicate de presă, conferinţe de presă, interviuri şi întâlniri periodice a persoanelor din conducerea MAEIE cu reprezentanţii mass-media. Activitatea ministerului a fost promovată pe reţelele de socializare, pagina de Facebook a MAEIE fiind a doua cea mai populară în rândul ministerelor (peste 14.000  like-uri), şi cea mai populară pe Twitter (peste 4.000 followers).

N.B.Acţiuni realizate. Comunicare internă dezvoltată şi promovată prin diverse sisteme de aplicaţii ale tehnologiilor informaţionale.

29.07.2015

Secţia evaluarea riscurilor de corupţie

Direcţia Generală Prevenirea Corupţiei