Raport privind monitorizarea implementării Planului de Integritate al Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene pe anii 2014 - 2015 (reieşind din raportul prezentat de minister, perioada de raportare sem. II a. 2015)

În conformitate cu prevederilor pct. 28¹ din Metodologia de evaluare a riscurilor de corupţie în autorităţile şi instituţiile publice, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 906 din 28.07.2008, instituţia suspusă evaluării raportează semestrial CNA despre implementarea planului de integritate.

Planul de Integritate al MAEIE a fost aprobat prin ordinul nr. 794-b-91 din 29.08.2014, urmare autoevaluării riscurilor instituţionale de corupţie în cadrul MAEIE. Acesta cuprinde măsuri necesare a fi realizate în scopul reducerii sau controlului riscurilor de corupţie. Planul de integritate a fost plasat pe pagina web. a MAEIE la rubrica „Transparenţa decizională. Planul de Integritate.”

Prin scrisoarea nr. AI-022/390 din 18.01.2016, MAEIE a prezentat raportul privind implementarea acţiunilor din Planul de Integritate, pentru semestrul II al an. 2015, menţionând nivelul practic de implementare sau realizare a acţiunilor, conform indicatorilor stabiliţi.

Pentru semestrul II an. 2015, MAEIE a avut de realizat conform Planului de Integritate, 38 măsuri cu termen permanent, care au fost realizate totalmente.

La momentul actual Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene are realizate toate acţiunile stabilite în Planul de Integritate.

De asemenea, MAEIE are aprobat un nou Plan de integritate, valabil pentru perioada 2016-2017, elaborat urmare procesului de evaluare a riscurilor de corupţie în Misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale Republicii Moldova, astfel fiind verificate în procesul menţionat o serie de cerinţe stabilite de legislaţia anticorupţie.

Cu referinţă la fiecare domeniu indicat în Planul de integritate, putem menţiona următoarele măsuri raportate după cum urmează:

V. Reglementări specifice achiziţiei de bunuri şi servicii

1. Informarea personalului implicat în achiziţii publice privind conflictul de interese în domeniu; efectuarea misiunilor de audit în achiziţii publice.

Toţi angajaţii implicaţi în procesul achiziţiilor publice sunt informaţi referitor la obligaţia de a  declara despre conflictele de interese apărute la achiziţia publică, mecanismul de declarare al acestora şi consecinţele nerespectării cerinţelor privind declararea.Membrii grupului de lucru semnează obligatoriu declarația de confïdenţialitate şi imparţialitate. Toate concursurile se publică pe site-ul MAEIE şi în reţeaua SRSAP, inclusiv în buletinul AAP. Totodată se transmit invitaţii operatorilor economici prin poşta electronică şi fax. Ofertele se deschid la data stabilită în BAP în prezenţa membrilor grupului de lucru pentru achiziţii publice al ministerului şi a operatorilor economici, fiecare pagină a ofertelor este semnată de membrii grupului de lucru, copiile ofertelor sunt disponibile la cerere pentru operatorii economici, ofertele se înregistrează în procesul-verbal.

O misiune de audit a procesului de achiziţii publice s-a efectuat în 2014, iar pe parcursul an. 2015 s-a desfăşurat monitorizarea implementării recomandărilor de audit formulate.

N.B. Acţiune realizată şi în realizare permanentă.

VI. Reglementări specifice utilizării bunurilor şi serviciilor în scopuri personale.Angajaţii MAEIE cunosc care sunt exigenţele privind inadmisibilitatea utilizării în scopuri personale a  bunurilor puse la dispoziţie pentru exercitarea atribuţiilor de serviciu, fiind organizate diverse instruiri. Totodată Direcţia Management şi Logistică promovează aplicarea controalelor cu resurse minime pentru a asigura protecţia bunurilor şi resurselor.

În cadrul Ministerului este în vigoare Regimul de Securitate privind Resursele Informaţionale şi de Comunicaţii ale MAEIE. Concomitent, serviciul TI asigură securizarea accesului virtual la echipamentul TI şi informaţia stocată pe servere. 

Sunt restricţionate la nivel de echipament apelurile telefonice interurbane şi internaţionale ale angajaţilor Aparatului Central al MAEIE.

În cadrul MAEIE a fost implementat un sistem de comunicare securizată cu misiunile diplomatice şi oficiile consulare de peste hotare bazat pe IP telefonie pe platforma Microsoft Lync.

N.B.Acţiune realizată.

VII. Selectarea şi angajarea personalului, promovarea în funcţie.

1. Selectarea şi angajarea, promovarea  personalului prin aplicarea consecventă a procedurilor stabilite.

            Acţiunea se execută permanent, conform procedurilor stabilite de legislaţia în vigoare.

2. Informarea candidaţilor despre cerinţele, restricţiile şi procedurile de verificare a integrităţii profesionale.

            Acţiunea se execută permanent, conform procedurilor stabilite de legislaţia în vigoare.

3. Stabilirea criteriilor de angajare din surse interne.

Au fost  stabilite în Regulamentul de activitate al Comisiei de evaluare şi concurs, aprobat prin ordinul MAEIE nr. 830-b-100 din 09.09.2014.

4. Excluderea situaţiilor de conflict de interese, excluderea influenţelor necorespunzătoare asupra membrilor comisiei de concurs.

Se respectă în permanenţă. Registre instituite pentru declararea conflictelor de interese şi a influenţelor necorespunzătoare.

5. Supravegherea procesului de elaborare a variantelor de teste scrise, grilelor de apreciere, listei întrebărilor pentru interviu;

6. Supravegherea respectării procedurii de organizare  şi desfăşurare a concursului; Supravegherea respectării procedurii de codificare  şi decodificare a lucrărilor candidaţilor la concurs.

Procesul de elaborare a variantelor de teste scrise, grilelor de apreciere, listei întrebărilor pentru interviu, de codificare a lucrărilor candidaţilor la concurs, este supravegheat în permanenţă de responsabilii de domenii.

            Organizarea şi desfăşurarea concursurilor de angajare din partea DPLC, este asigurată, prin ordinul MAEIE de secretarul al comisiei de evaluare şi concurs, şeful DPLC.

N.B.Acţiuni executate.

VIII Instruirea personalului.

1. Tematica sensibilizării şi instruirii angajaţilor cu privire la subiectele de integritate se află permanent în vizorul conducerii Ministerului şi a funcţionarilor responsabili pentru domeniul în cauză. În acest sens a fost elaborat Planul de dezvoltare profesională a colaboratorilor serviciului diplomatic pentru anul 2015. În Plan au fost  incluse şi tematici cu referire la integritatea profesională şi instituţională.

2. Pe parcursul anului 2015 au fost organizate instruiri interne pentru executori.

N.B. Acţiune executată.

IX. Fişe de post.

1. Actualizarea, aprobarea şi informarea angajaţilor cu fişele de post.

- Au fost elaborate fişele de post pentru toate funcţiile, conform statului de personal al MAEIE, în număr de 364 fişe de post (aparatul central şi misiuni diplomatice).

- La angajare, transfer, promovare, detaşare prin transfer în/din MD/AC toţi colaboratorii serviciului diplomatic sunt informaţi cu conţinutul şi  menţiunile fişei de post, contra semnătură.

3. Fişele de post sunt actualizate periodic şi/sau la necesitate, modificările sunt aduse la cunoştinţa angajaţilor fără întârziere.

N.B. Acţiuni executate.

X. Cumul intern şi extern de funcţii.

1. Instruirea angajaţilor privind declararea intereselor personale şi a conflictelor de interese, restricţiilor şi incompatibilităţilor, mecanismul de declarare a acestora. Consecinţele nerespectării cerinţelor privind regimul de declararea şi respectarea a restricţiilor şi incompatibilităţilor.

MAEIE a adresat o solicitare către CNA  privind oferirea unei sesiuni de instruire. Sesiunea a fost realizată.

N.B.Acţiuni realizate.

XI. Prezenţa unei zone cenuşii

1. Lichidarea zonei cenuşii prin revizuirea fişelor de post.

Fişele de post elaborate conţin enumerarea exhaustivă a atribuţiilor şi responsabilităţilor angajaţilor şi nu admit tratarea echivocă a acestora.

2. Organizarea şi desfăşurarea instruirilor profesionale a angajaţilor.  

Şefii subdiviziunilor cunosc despre obligaţiile sale privind modul corect de administrare a subdiviziunii şi îşi exercită atribuţiile sale în corespundere cu acestea.

3. Instruirea şefilor de subdiviziuni privind managementul subdiviziunii.

            Participarea la cursuri de instruire destinate managerilor, organizate în cadrul AAP.

4. Sporirea controlului managerial.

În subdiviziuni este stabilit un control managerial adecvat, exercitat conform fişelor de post şi actelor normative.

5. Fortificarea (introducerea) institutului mentorului pentru noii angajaţi.

Conform normelor legale existente, noii angajaţi sunt admişi în serviciu pe o perioadă de probă cu desemnarea pentru fiecare a cîte un funcţionar cu stagiu îndelungat în calitate de mentor.

N.B.Acţiuni realizate.

XII. Consultare şi răspundere

În cadrul instruirilor organizate în cadrul ministerului pentru funcţionarii publici debutanţi, acestea sunt familiarizaţi cu prevederile: Codului de conduită al funcţionarului public, Legii privind prevenirea şi combaterea corupţiei.

De asemenea, pe durata perioadei de probă, funcţionarii public debutanţi sunt informaţi în domeniul prevenirii şi combaterii corupţiei de către mentor.

Colaboratorii noi angajaţi sunt familiarizaţi cu prevederile actelor normative  (Cod de etică profesională în Serviciul diplomatic, ghidul noului angajat, etc.).

 S-a de desfăşurat o instruire internă în domeniul declarării veniturilor şi a proprietăţilor.

Obiectivele consultărilor comune şi răspunderii individuale, suplimentar administrării curente, se realizează prin urmărirea efectelor măsurilor implementate, inclusiv a indicatorilor şi a probelor preconizate.

Astfel, în acest scop, se practică auditul periodic destinat verificării eficienţii controlului intern aplicat. Totodată, pentru orice deficienţă de integritate depistată urmează să se declanşeze un mecanism adecvat şi bine pus la punct de identificare a circumstanţelor acestuia, de diseminare a informaţiei despre caz la toate nivelele manageriale şi de eradicare a cauzelor lui.

La fel, reiterarea sistematică a cerinţelor privind integritatea profesională şi  a responsabilităţii personale privind nerespectarea acestora este considerat un element important în sistemul de educaţie a capacităţii de integritate între angajaţi.

N.B.Acţiuni realizate.

XIII. Atenţia faţă de integritate

1. Planificarea instruirilor separate, manageri şi executori privind aspecte de integritate; instruirea şefilor privind managementul subdiviziunii, comunicarea internă, externă;

2. Accentuarea în  cadrul şedinţelor, volantelor a importanţei valorificării integrităţii instituţionale şi profesionale, a exemplului managerilor operaţionali.

Importanţa integrităţii profesionale şi personale este conştientizată de colaboratorii MAEIE implicit prin specificul activităţilor desfăşurate şi ale contactelor de lucru. Integritatea înglobează standarde înalte de morală, onestitate şi de relevare a adevărului care, fiind cumulate denotă virtutea celui care o exercită. Integritatea este asociată unor valori morale, unor raţiuni motivante, unui angajament, unor calităţi şi unei acţiuni rapide. Pe de altă parte, integritatea profesională şi integritatea personală sunt interconectate, însă cea profesională este subordonată celei personale şi ţine de registrul unui cadru profesional.

Funcţionarul public angajat în serviciul diplomatic trebuie să demonstreze o conduită etică bazată pe integritate, transparenţă şi competenţă.

 Colaboratorii serviciului diplomatic sunt instruiţi permanent privind declararea intereselor personale şi a conflictelor de interese, restricţiilor şi incompatibilităţilor, mecanismului de declarare a acestora în mod individual.

N.B. Acţiuni realizate.

XIV. Răspundere şi supraveghere.   

1. Descrierea proceselor operaţionale.

            Acţiune în curs de realizare.

2. Intensificarea supravegherii manageriale.

În cazul direcţiilor de profil din cadrul Aparatului Central al MAEIE şi ale misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare în străinătate, executarea sarcinilor este subordonată unei proceduri unificate ce cuprinde distribuirea, recepţionarea, perfectarea, avizarea/redactarea, aprobarea şi remiterea. Supravegherea managerială se află în responsabilitatea conducătorilor nemijlociţi pe scara ierarhică în conformitate cu nivelul de raportare atribuit sarcinii. Suplimentar, Direcţia documentare, probleme speciale şi arhiva diplomatică de stat asigură controlul termenelor de executare.

N.B.Acţiuni realizate.

XV. Angajaţi periculoşi.   

1. Instruirea angajaţilor privind subiectul Integrităţii profesionale şi instituţionale.

2. Instruirea angajaţilor privind responsabilitatea şi consecinţele ce survin urmare nerespectării cerinţelor de integritate profesională şi importanţa fortificării Integrităţii instituţionale.

În contextul sporirii vigilenţei şi sensibilizării cu referire la integritatea profesională şi instituţională, prin acordarea unei atenţii specifice la cerinţa de integritate, Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene a organizat o sesiune de instruire a colaboratorilor Ministerului, cu participarea formatorilor din cadrul Centrului Naţional Anticorupţie. În cadrul acestei sesiuni au fost instruiţi 39 colaboratori.

N.B. Acţiune realizată.

XVI. Cadouri şi venit adiţional.

2. Menţinerea exemplului personal al managerilor la subiectul menţionat.

            În conformitate cu Hotărîrea Guvernului nr.134 din 22.02.2013 privind stabilirea valorii admise a cadourilor simbolice, a celor oferite din politeţe sau cu prilejul anumitor acţiuni de protocol şi aprobarea Regulamentului cu privire la evidenţa, evaluarea, păstrarea, utilizarea şi răscumpărarea cadourilor simbolice, a celor oferite din politeţe sau cu prilejul anumitor acţiuni de protocol, în Aparatul Central al MAEIE şi în toate misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale RM peste hotare a fost instituit Registrul de evidenţă a cadourilor şi numită persoana responsabilă de ţinerea Registrului menţionat, precum şi constituită comisia de evaluare şi evidenţă a cadourilor.

Considerînd pt. 24 si 26 din Regulamentul respectiv, in cazul în care se intenționează gestionarea registrului în format electronic, e nevoie de soft/program special de monitorizare/jurnalizare a înregistrărilor şi de aplicare a semnăturii electronice. Astfel, se poate recomanda elaborarea centralizata a softului respectiv  la comanda CNA pentru implementarea acestuia în autoritățile publice.

N.B.Acţiune realizată.

XVII. Loialitate

 1. Sensibilizarea angajaţilor privind instituţia avertizorului de integritate.

2. Instruirea angajaţilor privind avertizarea de integritate, importanţa şi utilitatea acesteia.

3. Asigurarea mecanismului de protecţie a avertizorilor.

4. Informarea managerilor privind obligaţiile lor în cazul avertizărilor de integritate (Managerii au obligaţia să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se impun)

5. Instruirea managerilor privind protecţia şi tratamentul nediscriminatoriu faţa de avertizorii de integritate.

Prin circulara MAEIE din martie 2014, angajaţii Ministerului au fost informaţi despre scopul şi sarcinile instituţiei avertizorului de integritate, constituite în temeiul Hotărîrii Guvernului nr.707 din 09.09.2013 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind avertizorii de integritate. În misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale RM peste hotare a fost instituit Registrul de evidenţă a avertizărilor despre posibilele ilegalităţi comise în cadrul autorităţii publice. În cadrul aparatului central al MAEIE, de Registrul este în responsabilitatea auditului intern.

N.B.Acţiune realizată.

XVIII. Comunicarea internă.

1. Perfecţionarea continuă a metodelor şi procedurilor de comunicare internă şi externă.

2. Perfecţionarea continuă a metodelor şi procedurilor de comunicare internă.

3.Perfecţionarea mecanismelor de fortificare a integrităţii.

4. Menţinerea exemplului personal al managerilor.

5. Promovarea imaginii autorităţii prin diverse metode în societate.

6 . Instruirea şefilor şi a angajaţilor privind eficientizarea managementului în comunicare şi activitate de echipă.

7. Evaluarea şi optimizarea proceselor de lucru interdepartamentale.

1. În cadrul MAEIE funcţionează Sistemul Informaţional Integrat (SII MAEIE), destinat susţinerii activităţilor Ministerului prin oferirea mijloacelor tehnice de schimb informaţional, colaborare şi transparentizare a activităţilor desfăşurate. SII este menit să creeze un mediu informaţional accesibil, modern şi securizat pentru asigurarea comunicării şi colaborării personalului MAEIE, a subdiviziunilor acestuia şi a misiunilor diplomatice ale Republicii Moldova în străinătate.

2. Reieşind din considerentul că anume perfecţionarea colaborării între personalul, subdiviziunile şi misiunile diplomatice ale MAEIE reprezintă o premiză crucială pentru eficientizarea de mai departe a activităţii Ministerului, obiectivul primar al SII constă în crearea unui mediu eficient de colaborare informaţională. În esenţă, aceasta înseamnă ca fiecare colaborator - de la  conducător la lucrător de rînd, cu drepturile de acces respective - are pe monitorul său toate documentele legate de o anumita temă, inclusiv e-mailuri, to-do liste, calendarul evenimentelor, arhiva relevanta etc, poate participa şi/sau urmări redactarea anumitor documente, precum şi efectua transmiterea lor în format electronic altor colaboratori spre executare sau aprobare (workflow). La fel, fiecare colaborator în dependenţă de drepturile sale de acces este automat notificat despre schimbările produse în aceste documente, poate participa la instant la messaging, discuţii on-line cu alţi colaboratori.

3. MAEIE asigură accesul la informaţie prin actualizarea permanentă a paginii web, atât pagina oficială a ministerului cât şi paginile web ale misiunilor diplomatice, comunicate de presă, conferinţe de presă, interviuri şi întâlniri periodice a persoanelor din conducerea MAEIE cu reprezentanţii mass-media. Activitatea ministerului a fost promovată pe reţelele de socializare, pagina de Facebook a MAEIE fiind a doua cea mai populară în rândul ministerelor (peste 18.000  aprecieri), şi cea mai populară pe Twitter (peste 6.500 followers).

4. În semestrul II an. 2015 a fost efectuată  o misiune de audit cu titlu “Evaluarea performanţelor site-ului MAEIE.” Obiectivele acestuia au cuprins următoarele:

a) evaluarea nivelului de asigurare a accesului la informaţie, a publicării datelor guvernamentale cu caracter public şi a transparenţei în procesul decizional;

b) aprecierea gradului de corespundere a conținutului site-ului cerinţelor auditoriului ţintă;

c) analiza parametrilor tehnici şi de securitate ale site-ului;

d) elaborarea recomandărilor privind optimizarea site-ului.

Misiunea de audit a demonstrat conformarea înaltă a parametrilor site-ului MAEIE în raport cu normele şi cerinţele actuale.

N.B.Acţiuni realizate. Comunicare internă dezvoltată şi promovată prin diverse sisteme de aplicaţii ale tehnologiilor informaţionale.

Secţia evaluarea riscurilor de corupţie

Direcţia Generală Prevenirea Corupţiei